Giustizia civile - Giustizia civile -  Maria Beatrice Maranò - 24/09/2017

Linee guida per la redazione degli atti processuali civili

Gli osservatori sulla giustizia civile si sono adoperati per stilare un canovaccio di regole in grado di costituire una linea guida per la redazione, tanto ad opera degli avvocati che dei magistrati, di atti processuali chiari e sintetici. Queste regole sono state stabilite il 21 maggio 2017, e hanno come obiettivo duplice da un lato, quello di snellire il contenzioso, dall'altro, quello di alleggerire lo svolgimento del processo civile e renderlo quanto più possibile aderente alla realtà dei fatti di causa. Il mancato rispetto di tale canovaccio di regole non determina inammissibilità o improcedibilità dell'atto  ma puó costituire un utile punto di riferimento per tutti i tecnici del diritto civile. Nel dettaglio, chiarezza e sinteticità sono le fondamenta alla base del documento. La chiarezza attiene “all’agevole comprensione del testo”: in buona sostanza ci deve essere un ordine argomentativo lineare, senza ripetizioni, espressioni gergali, termini desueti, periodi e frasi lunghe, punteggiatura approssimativa, forme verbali passive. Ta due o più proposizioni, meglio preferire la coordinazione, alla dipendenza. La sintesi, nodo gordiano delle linee guida, ed elemento complesso da mettere in atto si basa sul concetto chiave della proporzionalità tra la mole delle questioni da esaminare e la consistenza dell’atto chiamato ad esaminarle. Il documento è articolato poi in dodici principi da rispettare per raggiungere gli obietti di chiarezza e sinteticità, sopra delineati. Il contenuto di un atto va strutturato secondo uno schema logico, utilizzando paragrafi distinti, e seguendo un criterio di esposizione cronologico. Ove possibile è utile che l’esposizione dei fatti sia sostenuta da un immediato richiamo delle relative deduzioni e produzioni istruttorie, se già allegate; particolare attenzione è consigliabile sia posta alla specifica contestazione dei fatti ai fini dell’art. 115 c.p.c.,seguendo preferibilmente l’ordine della allegazione fattane dalla controparte. Nel caso di atti complessi, al contenuto diviso per paragrafi, va aggiunto un prospetto di sintesi per consentire al lettore l’immediata introduzione nella vicenda sottoposta alla sua attenzione; ma anche per favorire la funzione argomentativa di tale prospetto, proprio per i suoi tratti essenziali, occorrono nel prospetto: brevi frasi separate, dimensioni ridottissime, posizione iniziale. Negli atti complessi è utile pure la creazione di collegamenti ipertestuali, che consentono la navigazione dell’atto fra le sue varie parti ed il collegamento diretto con risorse esterne, depositate nel rispetto delle preclusioni processuali, quali atti precedenti, documenti, immagini, filmati. La previsione di tali collegamenti risente della adozione di alcuni Protocolli sul territorio (es. recenti: linee-guida tra il Tribunale di Roma, COA di Roma e AGI del novembre 2016; Protocollo Corte d’Appello di Bologna del 2016), e tiene altresì conto del d.d.l. AS 2284. Tanto il prospetto di sintesi quanto i collegamenti servono per orientare il lettore e ai fini di una maggiore comprensione del testo stesso. Le linee guida individuano poi, come elementi essenziali dell’atto, un indice preliminare degli argomenti con la numerazione delle pagine. Deve diventare patrimonio culturale comune e carattere standard, (tenuto conto, tra l’altro, di indicazioni normative talora esplicite, come nel caso dei documenti: art. 163, comma terzo, n. 5 (e art. 342); art. 369, comma secondo, n. 4 c.p.c.), l’uso di semplici strumenti come l’indice, la numerazione delle pagine e l’elenco ragionato dei documenti (vale a dire munito di una breve rubrica che consenta un orientamento immediato rispetto al contenuto), strumenti tutti volti alla più agile fruizione del testo. L’elenco documenti è opportuno sia compilato seguendo la numerazione del sistema binario, che ha inizio con la cifra 0 (es. 01, 001, 0001 a seconda del numero complessivo dei documenti). Denominare gli allegati abbinati alla numerazione è utile poi perché ne consente un individuazione repentina. Per ciò che attiene i caratteri grafici corpo e stile si adottano i criteri di cui allo schema del Protocollo d’intesa redatto in data 17.12.2015, tra la Corte di Cassazione e il Consiglio Nazionale Forense in merito alle regole redazionali dei motivi di ricorso in materia civile e tributaria: occorre cioè utilizzare fogli A4, mediante caratteri di tipo corrente (ad es. Times New Roman, Courier, Arial o simili) e di dimensioni di almeno 12 pt nel testo, con un’interlinea di 1,5 e margini orizzontali e verticali di almeno cm. 2,5 (in alto, in basso, a sinistra e a destra della pagina: queste indicazioni valgono anche per la redazione di controricorsi e memorie). Era teoricamente possibile una scelta tra i due modelli più recenti: quello del ricordato Protocollo CNF-Cassazione del 2015, e l’altro, offerto dal decreto del Presidente del Consiglio di Stato n. 167 del 22.12.2016 per il processo amministrativo, le cui indicazioni sono in buona parte intercambiabili. Il Protocollo del processo civile di Cassazione rispecchia le esperienze ed i suggerimenti che sono poi stati fatti propri nei regolamenti di procedura (o nelle guide pratiche) delle Corti europee; mentre quello del processo amministrativo ha un richiamo diretto al modello delle Corti federali statunitensi, superandolo però, addirittura, con l’adozione del criterio dimensionale del numero dei caratteri (spazi esclusi) anziché delle parole, rispetto a quello delle pagine; l’inserimento di note a piè di pagina avrebbe dovuto essere però comunque consentito. La decisione di adottare il modello del processo civile di legittimità è dettata dalla sua maggiore agilità (non a caso si è rinunciato alla previsione di rigidi limiti dimensionali, in coerenza con la definizione di sinteticità). Per quanto attiene i richiami a dottrina e giurisprudenza si suggerisce di inserirli in nota, con allegazione o riferimenti per il loro reperimento. Per la giurisprudenza di legittimità edita è sufficiente l’indicazione del numero e dell’anno del provvedimento; per la giurisprudenza di merito è sufficiente la data della pubblicazione, però le decisioni inedite dovrebbero essere prodotte integralmente. Per la verbalizzazione delle udienze, occorre la predisposizione di contenuti standard dei verbali. Infatti, modelli standard di verbale per gli adempimenti più comuni e non controversi costituiscono un valido strumento per accelerare la conduzione dell’udienza; quando però le parti abbiano effettivamente discusso il procedimento, e senza dover predisporre verbali dal sostanziale contenuto di memorie (non autorizzate), il giudice – nell’ambito dei poteri di direzione che gli competono ex artt. 175, 180 c.p.c. e 84 disp. att. c.p.c. – consente la verbalizzazione riassuntiva della discussione. Per alcuni adempimenti – esemplare quello dell’ascolto del minore, la videoregistrazione dovrebbe poi essere la modalità tipica. Il contenuto delle memorie ex art. 183 comma VI c.p.c. e di quelle di cui al n. 1, deve essere giustificato dal rispetto dei criteri di cui alla norma e/o per rispondere ai chiarimenti richiesti dal giudice e/o per illustrare le difese sulle questioni rilevate d’ufficio. La norma stabilisce chiaramente quali siano i casi e gli scopi delle memorie, ma si è talvolta riscontrato un uso atipico della memoria di cui al n. 1, in replica alla costituzione avversaria Al di fuori delle ipotesi previste dalla norma può essere invece consentito l’uso argomentativo della memoria, eventualmente per una concisa, migliore definizione del "tema decidendum", qualora sia stato il giudice a richiedere chiarimenti ovvero abbia posto all’esame delle parti questioni rilevate d’ufficio. Quanto alla precisazione delle conclusioni, gli Osservatori sulla giustizia civile pongono come regola che la stessa debba avvenire in udienza. C’è tuttavia la possibilità per il giudice di consentire il deposito del foglio di precisazione con modalità telematica. E’ comunque consigliabile che sia indicato in quale atto processuale esse siano state originariamente precisate, o modificate ove consentito, e che le domande ed eccezioni siano poste in ordine logicamente graduato, con la determinazione espressa, o l’indicazione dei criteri per compierla, ove concernano richieste di natura economica e/o comunque valutabili in termini di quantità. In linea generale, ogni qualvolta si provveda dalle parti al deposito telematico di atti in prossimità di un’udienza (è il caso non infrequente dei c.d. pre-verbali, talvolta autorizzati per prassi dell’Ufficio in vista, ad es., di udienze ex art. 184 c.p.c.), esso deve comunque avvenire con un anticipo tale da consentire un regolare contraddittorio. I provvedimenti decisori del giudice devono seguire lo schema degli atti di parte e devono concludersi con un dispositivo conforme ai principi di liquidità ed eseguibilità. Un utile riferimento è alle ultime indicazioni (2016) del Primo Presidente della Cassazione sulla motivazione semplificata, ovviamente “mutatis mutandis” per il processo di merito. Si è voluta anche ricordare la necessità che il dispositivo consenta la agevole esecuzione della decisione senza necessità di faticose “interpretazioni” per la presenza di formule imprecise (ad es., “dal dì del dovuto”). La liquidazione delle spese va contenuta in un apposito punto della motivazione, tenendo conto di quanto indicato dai difensori e della sinteticità e chiarezza degli atti. Già i giudici di merito hanno ritenuto che nel PCT, dove esiste la ricordata norma dell’art.16-bis D.L. n. 179/2012, l’osservanza del principio della sinteticità sia valutabile come uno dei parametri inerenti al criterio del “pregio dell’attività difensiva”, ai sensi dell’art. 4 del D.M. n. 55/2014 (parametri forensi), ai fini della liquidazione del compenso. Nel processo amministrativo le decisioni “punitive” del Consiglio di Stato per la violazione dell’art. 3 c.p.a. sono ben note La ragionevole indicazione suggerita sottolinea in senso premiale, tra i numerosi criteri indicati dalla norma, il rispetto delle regole dell’arte nella confezione di atti, che denotino una particolare competenza del professionista nel contribuire alla realizzazione del giusto processo. Infine, sugli atti e i provvedimenti in appello si sancisce che gli stessi seguono tutte le regole delle linee guida. In essi vanno riportati i passaggi processuali e le circostanze del giudizio di primo grado rilevanti. Inoltre, nell’intestazione dell’atto di appello va indicata espressamente l’eventuale richiesta di sospensiva, da trattare poi in un apposito paragrafo, sia quanto al “fumus” sia quanto al “periculum”. Sebbene le linee guida siano state concepite su un piano generale e partendo dal processo di primo grado, si è ritenuto utile considerare alcune caratteristiche indispensabili dell’atto di appello (per il ricorso in cassazione vi è già il Protocollo del 2015), che potranno ovviamente essere trattate più dettagliatamente in altri documenti. Come è scritto nelle note esplicative alle linee guida, siamo in presenza di uno strumento di lavoro che potrà essere perfezionato ed integrato sulla base delle sollecitazioni che verranno raccolte dagli Organi istituzionali, ai quali è diretto il documento approvato dall’assemblea degli Osservatori 2017. La definizione della chiarezza è il portato delle ricerche linguistiche in ambito giuridico degli ultimi vent’anni, in ambito non solo italiano; mentre la definizione di sinteticità è desunta da C. Stato, sez. III, 12.6.2015, n. 2900, secondo la quale più precisamente “L’essenza della sinteticità, prescritta dal codice di rito [c.p.a.], non risiede nel numero delle pagine o delle righe in ogni pagina, ma nella proporzione tra la molteplicità e la complessità delle questioni dibattute e l’ampiezza dell’atto che le veicola”. Come noto essa ha già nella disciplina del processo civile telematico (PCT) un chiaro supporto normativo nel comma 9-octies dell’art. 16-bis D.L. n. 179/2012, la cui generale estensione è suggerita dalla cit. relazione 1.12.2016 del gruppo di lavoro ministeriale, con un nuovo art.140 disp. att. c.p.c. (analoga innovazione è prevista anche per il processo penale: art.109-bis c.p.p.). Il riferimento è presente anche nel disegno di legge-delega al Governo AS 2284, recante disposizioni per l’efficienza del processo civile, sebbene siano stati presentati numerosi emendamenti soppressivi, o modificativi in senso limitativo, della previsione.