Come si procede alla notifica di un atto a mezzo Posta Elettronica Certificata? 

CASO – Come può l'avvocato notificare a mezzo Posta Elettronica Certificata un atto / provvedimento giudiziario?

DISCIPLINA – La notifica a mezzo PEC costituisce un'alternativa alla notifica mediante Ufficiale Giudiziario ed è una forma di notifica in proprio dell"avvocato. La disciplina delle notifiche a mezzo PEC si trova in buona parte, all"interno della legge sulle notifiche in proprio (Lg. 53/1994 e, in particolare, l"art. 3 bis). Da tenere a mente, è poi l"art. 16 undecies del D.Lg. 179/2012, recentemente modificato dall"articolo 19, comma 1, lettera b), del D.L. 27 giugno 2015 n. 83, convertito, con modificazioni, dalla Legge 6 agosto 2015, n. 132. Tale norma, al co. 3, prevede che la relata di notificazione contenga altresì, ove necessario, l"attestazione di conformità dei files di cui si procede alla notifica. A tal fine, vengono inoltre richiamate le specifiche tecniche in materia di attestazione di conformità, specifiche che sono state di recente emanate con provvedimento della DGSIA pubblicato il 7 gennaio 2016 ed entrato in vigore il successivo 9 gennaio.

COME FARE – I passaggi per effettuare una notifica a mezzo PEC possono così essere riassunti:

1) verifica dell"indirizzo PEC del destinatario: la legge che la notifica dovrà essere indirizzata ad un indirizzo di posta elettronica certificata risultante dai pubblici elenchi (1);

2) formare un messaggio di posta elettronica certificata dalle seguenti caratteristiche:

- nel campo OGGETTO bisognerà indicare "notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994" (art. 3bis Lg. 53/1994);

- il testo del messaggio è libero. Tuttavia, è consigliabile segnalare che trattasi di notifica di atti / provvedimenti, valevole ai fini di legge (2).

3) inserire gli allegati:

a) l"atto / provvedimento da notificare:

a.1 - atto originario dell"avvocato (es. atto di citazione, atto di precetto) – N.B.: l"atto va firmato digitalmente;

a.2 - atto / provvedimento estratto dal fascicolo telematico (es. ricorso per decreto ingiuntivo e pedissequo decreto depositati telematicamente);

a.3 - atto / provvedimento di cui si ha originale / copia cartacea (es. ricorso per decreto ingiuntivo e pedissequo decreto con formula esecutiva).

b) la procura alle liti. E" anche possibile limitarsi a richiamare la procura alle liti già allegata in atti in caso di procedimento già instaurato;

c) la relazione di notifica, con l"attestazione di conformità nel caso di notifica di atti / provvedimenti di cui ai punti a.2 e a.3, sempre da sottoscrivere con firma digitale (3) (4);

4. selezionare come ricevuta di consegna quella "COMPLETA".

La notifica si perfeziona, per il notificante, con la ricezione del messaggio di accettazione, mentre si perfeziona per il destinatario nel momento in cui viene generata la ricevuta di consegna (art. 3 bis comma 3 della L. 53/94). Alle notifiche a mezzo PEC si applica poi l"art. 147 c.p.c., pertanto quando la ricevuta di consegna giunge dopo le ore 21, la notifica si considera perfezionata alle ore 7.00 del giorno successivo.

La prova della notifica dell"atto è costituita dal messaggio PEC, in formato .msg o .eml, scaricabile dal programma usato per l"invio della posta. Tale file, andrà prodotto mediante deposito nel fascicolo telematico. Nel caso si dovesse rendere necessario il deposito cartaceo (ad es. dal GdP o presso gli Ufficiali Giudiziari) occorrerà attestare la conformità della produzione cartacea al corrispondente atto telematico (5).

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NOTE

(1) Così l"art. 3 bis della L. 53/94. I pubblici elenchi sono identificati dall"art. 16 ter del D.Lg. 179/12 e sono: 1) il domicilio digitale del cittadino; 2) il registro P.P.A.A.; 3) il Registro delle Imprese; 4) l"indice Nazionale della Posta Elettronica Certificata (INIPEC); 5) il Registro Generale degli Indirizzi Elettronici (ReGIndE). 

(2) Una possibile formula da usare come testo del messaggio è la seguente: "Il presente messaggio di posta elettronica certificata costituisce notificazione di atti in materia civile, amministrativa o stragiudiziale. L"atto o gli atti notificati sono allegati al presente messaggio unitamente alla relazione di notificazione contenente i dettagli relativi alla procedura di notifica. La notificazione si è perfezionata nel momento in cui il presente messaggio è stato inviato e reso disponibile nella Vostra casella di posta elettronica certificata e non nel momento in cui viene consultato. Tutti o alcuni degli allegati al presente messaggio sono documenti firmati digitalmente dal mittente, riconoscibili in quanto presentano il suffisso .p7m. Qualora si dovessero incontrare difficoltà nella loro consultazione, si seguano i seguenti passi: 1. registrare gli allegati in una locazione qualsiasi del proprio computer; 2. accedere ad uno dei seguenti siti pubblici che consentono la verifica e la consultazione di documenti firmati digitalmente: - Agenzia per l"Italia Digitale: http://dss.digitpa.gov.it/dss-webapp/home; - Consiglio Nazionale del Notariato: http://vol.ca.notariato.it; 3. seguire le istruzioni presenti sul sito per la verifica della firma digitale e la consultazione del documento firmato. Per maggiori informazioni sulla firma digitale, sulla verifica e la consultazione dei documenti firmati digitalmente, consultare la seguente pagina del sito di Agenzia per l"Italia Digitale: http://www.agid.gov.it/identita-digitali/firme-elettroniche/software-verifica"

(3) Dispone l"art. 3 bis ai co. 5-6 che "L'avvocato redige la relazione di notificazione su documento informatico separato, sottoscritto con firma digitale ed allegato al messaggio di posta elettronica certificata. La relazione deve contenere:

a) il nome, cognome ed il codice fiscale dell'avvocato notificante;

[b) gli estremi del provvedimento autorizzativo del consiglio dell'ordine nel cui albo e' iscritto; ]

c) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale ed il codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti;

d) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale del destinatario;

e) l'indirizzo di posta elettronica certificata a cui l'atto viene notificato;

f) l'indicazione dell'elenco da cui il predetto indirizzo e' stato estratto;

g) l'attestazione di conformita' di cui al comma 2.

6. Per le notificazioni effettuate in corso di procedimento deve, inoltre, essere indicato l'ufficio giudiziario, la sezione, il numero e l'anno di ruolo".

N.B. Non è necessaria l"autorizzazione dell"Ordine degli Avvocati a notificare in proprio (art. 1 della Legge n. 53/1994, come modificato dalla lg. 114/14);

(4) Modelli attestazione di conformità:

- Caso a.2 (atto / provvedimento estratto dal fascicolo telematico):

ATTESTO, 

ai sensi e per gli effetti dell"art. 16 undecies, comma 3, D.L. n. 179/2012 e dell"art. 19 ter Provv. DGSIA 16/4/2014 che il/i file

NOMEFILE.PDF (sintetica descrizione del documento)

(eventualmente) NOMEFILE2.PDF (sintetica descrizione del documento)…

è/sono copia/e conforme/i estratte ai sensi dell"art. 16 bis, comma 9 bis DL 179/2012 dai registri informatici (ovvero dalla relativa PEC di comunicazione/notificazione della cancelleria).

Documento informatico firmato digitalmente dall"avv. ____________

- Caso a.3 (atto / provvedimento in formato cartaceo – i.e. analogico)

ATTESTO, 

ai sensi e per gli effetti del combinato disposto degli artt. 3 bis, comma 2, L. 53/94, 16 undecies, comma 3, D.L. n. 179/2012 e dell"art. 19 ter Provv. DGSIA 16/4/2014 che il/i file

NOMEFILE.PDF (sintetica descrizione del documento)

(eventualmente) NOMEFILE2.PDF (sintetica descrizione del documento)…

è/sono copia/e conforme/i all"originale analogico (ovvero della copia conforme analogica) dal quale è/sono stata/i estratta/i

(5) Come possibile formula per l"attestazione di conformità da allegare alla notifica si segnala la seguente: "Ai sensi e per gli effetti dell"art. 9, comma 1 bis, della L. 53/94 e successive modifiche che, io sottoscritto Avv. _____________ attesto che l"antescritto atto è copia conforme, in formato analogico e cartaceo, dell"atto che è stato notificato in formato digitale a mezzo posta elettronica certificata mediante invio in data: gg/mm/aaaa alle ore: hh:mm di messaggio di posta elettronica certificata coi relativi allegati firmati digital mente dalla casella p.e.c. : [email protected] alla casella di posta elettronica certificata: [email protected] ed è composto da i seguenti documenti

- Copia dell"atto di citazione sottoscritto digitalmente dal notificante

- Procura ad litem sottoscritta digitalmente dal notificante

- Relata di notifica sottoscritta digitalmente dal notificante

- Stampa del messaggio pec di invio

- Stampa della ricevuta di accettazione sottoscritta digitalmente dal gestore pec del notificante

- Stampa ricevuta completa di avvenuta consegna sottoscritta digitalmente dal gestore pec del destinatario

Novara, gg/mm/aa Avv. ___________________"