Giustizia civile - Giustizia civile -  Francesca Zanasi - 26/02/2020

Skype e videoconferenze in ambito civile - Francesca Maria Zanasi per Laura Catania, avvocato del Foro di Milano

SOMMARIO

Il quadro normativoLe diverse esperienze delle Corti di merito – Ipotesi di modello, secondo la prassi del Tribunale di Vicenza - Conclusioni.

Sempre più spesso ragioni di economia processuale, sia con riferimento alla celerità dello svolgimento delle udienze, sia con riferimento ai costi di spostamento delle parti, suggeriscono di adottare le nuove tecnologie nelle aule di giustizia. Gli Autori, richiamando la normativa comunitaria e nazionale a disposizione, nonché le prassi delle Corti di merito più recenti, si soffermano ad analizzare la possibilità di utilizzare Skype e i mezzi di videoconferenza per i procedimenti civili, suggerendo, de iure condendo, un modello che, da un lato, corrisponda a un’interpretazione costituzionalmente orientata delle norme e, dall’altro, sia realmente efficace nella sua applicazione concreta.

IL QUADRO NORMATIVO

L’apertura alla tecnologia nel settore giudiziario ha già avuto modo di configurarsi in ambito comunitario con il Regolamento (CE) n. 1206/2001 del Consiglio del 28 maggio 2001, relativo alla cooperazione fra le autorità giudiziarie degli Stati membri nel settore dell’assunzione delle prove in materia civile o commerciale: il regolamento disciplina infatti la possibilità di assumere queste ultime attraverso videoconferenza.
La ratio di tale intervento risiede nella necessità che “la cooperazione tra le autorità giudiziarie nel settore dell’assunzione delle prove sia migliorata, in particolare semplificata e accelerata”[1]; infatti, per l’efficienza dei procedimenti giudiziari in materia civile o commerciale, è necessario che “la trasmissione e l’esecuzione della richiesta di esecuzione dell’assunzione delle prove avvenga in modo diretto e con il mezzo più rapido tra le autorità degli Stati membri”[2].
La risposta a quale sia il mezzo più rapido è data dalla normativa, in cui si legge che “l’autorità giudiziaria richiedente può chiedere all’autorità giudiziaria richiesta di avvalersi delle tecnologie della comunicazione per l’esecuzione dell’assunzione delle prove, in particolare utilizzando la videoconferenza e la teleconferenza”[3] e, ancora, “l'organo centrale o l'autorità competente incoraggiano l'utilizzazione delle tecnologie della comunicazione, quali videoconferenze e teleconferenze”[4].
Dalle predette disposizioni si può facilmente desumere come le ragioni che spingono l’utilizzo di tali tecnologie risiedano anzitutto nella necessità di favorire il corretto funzionamento del mercato interno, superando, in caso di audizioni, la distanza fisica tra l’autorità e il soggetto, con conseguenti riduzioni in termini di tempo e costi; in questo senso sicuramente la videoconferenza è una soluzione economica ed efficace.
Assunto come uno dei primi strumenti di cooperazione giudiziaria civile adottati dal Consiglio dell’Unione europea, il Regolamento del 2001 viene ripreso anche dal Regolamento (CE) n. 861 del 2007, nel quale si ammette la possibilità di assumere prove tramite dichiarazioni scritte da testimoni, esperti o parti, e, soprattutto, tramite videoconferenza o altri mezzi tecnologici di comunicazione, se disponibili nei Tribunali.
Sulla stessa linea la Rete Giudiziaria Europea civile[5] ha promosso l’uso della videoconferenza, organizzando persino dimostrazioni pratiche. Il gruppo “Giustizia elettronica” del Consiglio ha anche redatto un manuale sull’utilizzo di tali tecnologie per incentivare l’Autorità Giudiziaria a fare un maggior uso di questi strumenti[6].
Non mancano però, anche a livello europeo, alcuni problemi organizzativi, poiché le apparecchiature di videoconferenza non sempre sono disponibili in tutti i Tribunali civili di ogni Stato membro: una soluzione già abbracciata è quella del noleggio o, in alternativa, dell’utilizzo delle apparecchiature già previste per altre strutture, quali ad esempio tribunali penali o carceri.

In ambito penale, infatti, come avviene nell’ordinamento italiano, tale “uso intelligente delle tecnologie” - citando le parole di Pier Paolo Beluzzi, magistrato penale del Tribunale di Cremona - è già prassi affermata da tempo. Il sistema di videoconferenza, in Italia, è stato introdotto nell’ambito del procedimento penale a fini processuali già in epoca successiva alla strage di Capaci, con la Legge 306 del 1992 sulla possibilità di esaminare a distanza i soggetti ammessi ai programmi di protezione, con finalità di tutela.
Oggi, la finalità non è solo quella di tutela: il Dr. Beluzzi, noto alla cronaca per aver svolto il primo processo via Skype, evidenzia da anni i vantaggi di economia processuale (riassunti in risparmio di tempo e denaro), sottolineando come le udienze si svolgano in maniera più proficua, con riferimento sia all’ordine, che all’attenzione degli interlocutori. I numeri, tra le altre cose, parlano chiaro: Skype è stato utilizzato, al marzo 2019, per circa 200 processi, la cui durata è dimezzata, con una netta accelerazione del tempo del procedimento.

In ambito civile, in cui emerge la necessità di modernizzare un sistema giudiziario accusato di lentezza e inefficienza, le poche norme che regolano l’utilizzo della videoconferenza si ritrovano nel diritto concorsuale e nel procedimento di mediazione.
Infatti, in ambito concorsuale gli articoli 5 e 6 della legge di conversione del decreto banche (d.l. 56/2016) del 3 maggio 2019 hanno introdotto una grande novità, data dalla possibilità di svolgere a distanza, “utilizzando le strutture informatiche messe a disposizione della procedura da soggetti terzi”, le udienze fallimentari, in fase iniziale di procedimento, in fase di accettazione della nomina da parte del comitato dei creditori, in fase di udienza di esame dello stato passivo e in fase di udienza di adunanza dei creditori nell’ambito della procedura di concordato preventivo.
Questa stessa novità si ritrova anche nel procedimento di mediazione: il Consiglio Nazionale Forense ha inviato agli Organismi di mediazione, istituiti presso gli Ordini forensi, una circolare (C-25-2013) con alcuni necessari chiarimenti sulla procedura di mediazione, dalla quale si evince, tra le altre cose, anche la possibilità di svolgere il primo incontro online. La circolare, in particolare, spiega che “l’utilizzo del servizio telematico da parte degli Organismi a ciò attrezzati, includendo un regolamento on line, può riguardare l’intero procedimento di mediazione: dalla presentazione della domanda alla sottoscrizione del verbale, includendo la gestione delle singole fasi (deposito dei documenti, comunicazioni con la Segreteria e la conseguente gestione della procedura, quindi anche del primo incontro). Anche ad una procedura “tradizionale”, potrebbe sempre essere affiancata qualche forma di modalità̀ telematica (comunicazioni telefoniche, via fax, posta, e-mail), e l’eventuale richiesta di svolgimento del primo incontro in tale modalità (ad es. via Skype). Tuttavia, in considerazione degli obiettivi specifici e dell’importanza del primo incontro, sarebbe preferibile limitare tale modalità ai casi strettamente necessari”. Il servizio di Conciliazione della Camera di Commercio di Bergamo, ad esempio, nel modulo di adesione alla domanda di mediazione, permette di scegliere se al primo incontro partecipare presso la sala della sede camerale o tramite Skype, con l’unica limitazione, in quest’ultimo caso, che entrambe le parti siano d’accordo.

LE DIVERSE ESPERIENZE DELLE CORTI DI MERITO

Presso il Tribunale di Ragusa, nel 2014, davanti al Presidente, Dr. Barracca, RG n. 580/2013, si è svolta un’udienza di omologa delle condizioni di separazione, nel cui verbale si dà atto che, tramite computer, viene effettuato il collegamento Skype con la controparte impossibilitata a partecipare per problemi di studio: i coniugi, i quali avevano già raggiunto in precedenza un accordo di separazione, nel corso dell’udienza, l’uno in aula con il Presidente di Sezione, l’altra collegata telematicamente, hanno manifestato il loro espresso consenso e hanno approvato il contenuto del verbale. In questo caso, il problema di come firmare il verbale è superato dalla delega data all’avvocato, che ha quindi firmato per nome e per conto della propria assistita non presente.
In tempi recenti, in occasione dell’udienza presidenziale di un procedimento di separazione giudiziale, R.G. n. 107/2019, il Tribunale di Massa, in persona del Presidente, Dr. Puzone, a fronte delle condizioni fisiche ed economiche della resistente, cittadina del Regno Unito dove risultava altresì residente, che non avrebbero permesso a quest’ultima di raggiungere il Tribunale di Massa, su istanza dall’avvocato della stessa, il Presidente, ha autorizzato la richiesta di sentire la parte per il tramite di un interprete, fisicamente presente in aula, e attraverso il collegamento Skype; in questo caso la donna è stata identificata mediante l’esibizione del proprio passaporto.
Anche il foro genovese si è affacciato alla tecnologia: la sezione famiglia del Tribunale ha accettato infatti di separare due coniugi in videoconferenza, senza la loro presenza fisica o di quella di un procuratore. La coppia aveva celebrato il proprio matrimonio in Italia, trasferendosi successivamente lui a San Francisco e lei a Los Angeles. La duplice esigenza di accelerare le tempistiche e risparmiare i costi di trasporto aveva portato il legale di entrambe le parti a ipotizzare il collegamento tramite videoconferenza.
Tali modalità, ad ora, rimangono estranee dalla realtà della maggior parte delle Corti di merito che esprimono dubbi sulla possibilità di identificare un soggetto attraverso lo schermo di un computer.

IPOTESI DI MODELLO, SECONDO LA PRASSI DEL TRIBUNALE DI VICENZA

Diverso è il caso del Tribunale di Vicenza e dei provvedimenti emessi dal Presidente, Dr. Alberto Rizzo. Il Presidente Tribunale di Vicenza ha avuto modo di osservare come la non compresenza fisica dei diversi soggetti del processo in udienza rappresenta una modalità operativa ormai già acquisita al processo italiano e che l’utilizzo della tecnologia dovrebbe potersi applicare a ogni branca del nostro ordinamento.
Con un provvedimento diretto ai Presidenti delle sezioni del Tribunale, ai magistrati togati e onorari e al Presidente del Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di Vicenza, si contempla la possibilità di assumere la videoconferenza anche all’interno della realtà civilistica, con particolare riferimento all’assunzione delle prove testimoniali e al conferimento di incarico ai CTU per le persone e i consulenti residenti nell’ambito del territorio di competenza del Tribunale di Vicenza e del Giudice di Pace di Bassano del Grappa, attraverso il collegamento audio video.
La videoconferenza applicata al processo civile e all’udienza può, allo stesso modo, essere di giovamento, nei casi di assunzione di testimone domiciliato in una località diversa dalla sede del Tribunale, consentendo di svolgere tale incombente anche da remoto. Peraltro il codice di Procedura civile pur non trattando tale possibilità (omissione legata alla sua datazione del 1940) nemmeno la vieta, né la disciplina approntata appare incompatibile con l’impiego della videoconferenza. Si fa riferimento, in particolare, all’articolo 121 c.p.c. e all’articolo 180 c.p.c. ai sensi dei quali non ci sarebbero limitazioni all’uso della videoconferenza e che questa non possa intaccare in alcun modo il principio fondamentale di oralità caratterizzante il procedimento italiano. L’unico limite all’assunzione dei mezzi di prova, ad esempio lo svolgimento dell’esame del testimone, è dato dal consenso delle parti: infatti, tale mezzo è autorizzato solo qualora sia depositata un’istanza formulata da tutte le parti del procedimento.
Ancora, la possibilità di utilizzare la videoconferenza e modalità quali Skype può essere estesa anche nell’ambito dell’amministrazione di sostegno: il beneficiato può essere infatti esaminato a distanza, senza farlo allontanare dal proprio domicilio (abitazione o struttura di assistenza che sia), con riduzione di tempi e costi, e che senza bisogno di personale infermieristico. Agevolare l’accesso ai servizi da parte di persone affette da disabilità, consentendo che il contatto con il Giudice avvenga mediante videoconferenza, significa evitare che persone affette da gravi disabilità vengano trasportate in Tribunale o siano raggiunte dal Giudice presso il proprio domicilio, con rischio per la sicurezza personale del magistrato e dell’autista. È stato quindi istituito presso alcuni Comuni del vicentino un Protocollo di intesa che consente al Giudice di conferire con l’amministratore di sostegno, con la contemporanea presenza dell’amministrato e di un incaricato del comune di competenza. L’iniziativa, riguardante inizialmente il Comune di Valdagno, è stata estesa ai Comuni di Vicenza, Arzignano, Asiago, Bassano del Grappa, Thiene, Schio, Santorso e Costabissara.
Nel giugno 2017 è avvenuta quella che la cronaca ha considerato la continuazione di “una rivoluzione telematica”: dopo la possibilità, già analizzata, di designare un amministratore di sostegno per le persone per cui risulta difficile muoversi, ora è il momento del giudizio di separazione, altro settore del diritto civile che appoggia l’uso della videoconferenza. Nel comune di Bassano del Grappa, alla presenza di appositi funzionari, cancellieri e avvocati, presenti in aula e addetti ad accertare l’identità delle parti, è stata allestita una conference room in collegamento con il Presidente del Tribunale di Vicenza. Il Presidente ha quindi provveduto ad espletare da remoto alla procedura di separazione.

PROTOCOLLI DEL TRIBUNALE DI VICENZA

In base ai protocolli in uso al Tribunale di Vicenza, per la partecipazione all’udienza tramite il sistema audio video devono essere osservate, tassativamente, le seguenti prescrizioni:

  1. innanzitutto il collegamento audio video deve essere attuato esclusivamente tramite connessione VOIP - voice over internet protocol – previa registrazione e successiva autenticazione degli utenti a mezzo applicativo Lync, integrato nel pacchetto Microsoft Office. I magistrati che intendono beneficiare di tale modalità di comunicazione sono tenuti a fare pervenire al Tribunale il riferimento univoco del proprio account, dotandosi di pc - ovvero notebook, o altro device idoneo - munito di webcam e microfono, verificando anticipatamente la stabilità della connessione internet (se realizzata a mezzo rete dati WIFI, sincerandosi della copertura del servizio 3G/4G);
  2. l’assunzione della prova testimoniale può essere disposta attraverso la modalità della videoconferenza quando la richiesta è formulata per iscritto da tutte le parti processuali, con istanza depositata almeno 14 giorni prima della data fissata per l’incombente;
  • il testimone deve essere previamente identificato dal personale della cancelleria dislocato presso le data room dislocate sul territorio;
  1. il personale di cancelleria, prima dell’inizio dell’assunzione del mezzo di prova, avrà cura di verificare che all’interno dell’aula di udienza siano presenti solo le parti del procedimento ed il testimone;
  2. copia del documento di identità del testimone è acquisita, a cura del personale di cancelleria, al fascicolo d’ufficio;
  3. nel verbale di udienza deve darsi atto che l’assunzione della prova avviene attraverso il sistema audio-video;
  • il verbale è redatto dal giudice e quanto ivi riportato è visualizzato tramite ingranditore in modo da consentire alle parti di prendere cognizione.

CONCLUSIONI

Lo svolgimento di udienze tramite il sistema audio video costituisce una grande novità che potrebbe velocizzare e snellire il sistema giudiziario del nostro Paese; la drastica riduzione della durata temporale del processo permetterebbe all’ordinamento di risparmiare tempo e contenere radicalmente i costi dei procedimenti.
L’uso della tecnologia applicata ai processi potrebbe essere visto come un normale sviluppo del processo civile telematico, nel quale la figura del Giudice rimarrebbe invariata: ai sensi dell’articolo 127 cpc (direzione dell’udienza)[7] il Giudice continuerebbe a dirigere l’udienza, a prescrivere quanto occorra affinché la trattazione delle cause avvenga in modo ordinato e proficuo, a regolare la discussione e a dichiararla chiusa quando lo ritenga sufficiente; il verbale potrebbe essere redatto in diretta da parte del giudice ed essere sottoscritto in formato digitale, come già avviene per le sentenze e i provvedimenti.
Nonostante apparentemente il processo a distanza si svolga con le stesse modalità di quello in aula, in realtà non si possono tralasciare alcune problematiche connesse, ovvero: il consenso delle parti, che deve sempre esistere, l’identificazione delle parti, resa difficoltosa dalla presenza dello schermo del pc e della connessione internet e la firma delle parti, qualora esse raggiungano effettivamente l’accordo.
Problematiche che il Presidente del Tribunale di Vicenza, Dr. Rizzo ha affrontato con le seguenti soluzioni:

  • il consenso è manifestato per il tramite dell’istanza formulata da tutte le parti;
  • l’identificazione passa attraverso il personale di cancelleria dislocato presso le data room dislocate sul territorio;
  • l’autenticazione delle firme è consentita dalla pratica telematica, come già avviene ora tramite consolle.

In ogni caso, tali modalità sono ancora circoscritte a poche realtà italiane civilistiche e, pertanto, sarebbe auspicabile, de jure condendo, un intervento del legislatore mirato ad operare una vera e propria ristrutturazione del processo civile, prevedendo una normativa ad hoc per l’uso della videoconferenza nel panorama civilistico, magari lasciandosi ispirare dal settore penale.

BIBLIOGRAFIA

[1]Considerando” n. 2 del Regolamento CE n. 1206/2001; tema ripreso anche al punto 7 dello stesso in cui si sottolinea “occorre pertanto continuare a migliorare la cooperazione tra le autorità giudiziarie degli Stati membri nel settore dell’assunzione delle prove”.
[2]Considerando” n. 8 del Regolamento CE n. 1206/2001.
[3] Art 4 delle “Disposizioni generali sull’esecuzione delle richieste” del Regolamento CE n. 1206/2011.
[4] Punto 4 dell’articolo 17 del Regolamento CE n. 1206/2001.
[5] La Rete Giudiziaria Europea in materia civile e commerciale (RGE civile) è una struttura flessibile e non burocratica, che riunisce le autorità giudiziarie nazionali al fine di semplificare e rafforzare la cooperazione giudiziaria tra gli Stati membri.
[6] Per maggiore completezza si riportano due link utili: https://ec.europa.eu/civiljustice/index_it.htm e https://e-justice.europa.eu/content_european_judicial_network_in_civil_and_commercial_matters-21-it.do
[7] Art. 127 cpc: “l’udienza è diretta dal giudice singolo o dal presidente del collegio. Il giudice che la dirige può fare o prescrivere quanto occorre affinché la trattazione delle cause avvenga in modo ordinato e proficuo, regola la discussione, determina i punti sui quali essa deve svolgersi e la dichiara chiusa quando la ritiene sufficiente”.